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Digitaler Arbeitsplatz

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Dokumenten-Management

Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen die Automatisierung von Arbeitsabläufen im Umgang mit elektronischen Dokumenten. Durch intelligente Funktionen wie automatische Indexierung, Workflow-Steuerung und Benachrichtigungen können Prozesse effizienter gestaltet werden.

Die DOCBOX® ist als professionelles Dokumentenmanagement INHOUSE verfügbar oder als die leistungsfähige ECM für die digitale Dokumentenarchivierung in der CLOUD.

Schnell und einfach papierlos archivieren

Die DOCBOX® zeichnet sich durch schnelle, einfache Installation und Handhabung aus. Schon kurze Zeit nach der wenige Minuten dauernden Installation und einer Kurzeinweisung können Sie die DOCBOX® in Ihrem Unter- nehmen einsetzen.

Effizient

Die DOCBOX® befreit Sie von der täglichen Papierflut und erleichtert den Unternehmens- alltag spürbar. Maßgeschneiderte Module optimieren Ihre dokumenten-basierten Prozesse. Ihre Fragen werden kompetent durch uns oder einen qualifizierten DOCBOX® Fachhandelspartner beantwortet.

Sekundenschneller Aufruf von Dokumenten und Dateien

Die integrierte OCR-Software liest und indiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Schon bei der Eingabe weniger Zeichen werden, vergleichbar einer Suchmaschine im Internet, die Dokumente blitzschnell gefunden. Eine Verschlagwortung ist nicht notwendig, aber möglich.

Revisionssicherheit

Wie in den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchhaltungssysteme" (GoBS) gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert.

Kriterien für ein gutes DMS

  • Inhousebetrieb (On Premise) oder Cloud möglich

  • Trennen und Zusammenfügen von PDF Dateien

  • Umstellen von Seiten in PDF Dateien

  • Projektakten aus unterschiedlichen Dateitypen erstellen

  • Suche nach Anmerkungen und Stempeln

  • Einfache Erstellung komplexer Suchen

  • Grafischer Workfloweditor

  • Kopieren von Workflows oder Teilen davon zur erneuten Verwendung.

  • Hinzufügen von internen oder externen Dokumenten im Verlauf eines Workflows

  • Dauerhafte oder befristete Vertretungsregeln in der Administrationsoberfläche erstellen

  • GoBD konforme Emailarchivierung, kein Einsatz eines zusätzlichen Mailarchivierungsprogramms notwendig

  • Anbindung von DATEV oder anderen FiBu-Lösungen ohne hohe Zusatzkosten

  • Abruf beliebig vieler Email-Postfächer

  • Regelbasierte Verteilung von Emails im DMS in der Administrationsoberfläche einrichten

  • Unterschreiben und Signieren per Touchpad oder vorhandener Signiersoftware

  • Löschen von Dokumenten aus dem Archiv mit zwingender Angabe des Löschgrundes und Zustimmung eines Löschberechtigten

  • Transparente Erstellung von Benutzerrechten

  • Betriebssystem und Endgeräte unabhängige Webanwendung (Windows, MacOS, Linux, iOS, Android)

  • Hoch performante SQL-Datenbank im Lieferumfang enthalten

  • Einfacher Wechsel von Inhouse zu Cloud oder vice versa unter Beibehaltung aller Dokumente, Funktionalitäten, Metadaten und Workflow

  • Cloudbetrieb in einem deutschen Rechenzentrum (KEINE Daten bei Microsoft, Amazon oder Google)

  • Einfaches Backup der Datenbank über die Administrationsseite

  • Vollständige Administrationsoberfläche, auch in der Cloud

  • Minutenschnelle Installation des gesamten Systems

  • Relativ geringe Systemanforderungen bei Inhousebetrieb

Prozesse automatisieren

Die DOCBOX® optimiert Ihre dokumentenbasierten Unternehmensprozesse und verkürzt somit die Durchlaufzeiten.

Exakte Treffer

Die DOCBOX® findet nicht nur das gesuchte Dokument, sondern zeigt exakt die Seite des Dokumentes mit dem Suchbegriff an.

Ablage automatisieren

Die DOCBOX® automatisiert selbstständig die digitale Ablage mit überwachten Ordnern und individuellen Direktdruckern.

Unabhängig

Das hausinterne Arbeiten der Clients mit der DOCBOX® erfolgt browserbasiert. Standortübergreifend und auch mobil per APP.

Einfache Integration

Die DOCBOX® lässt sich in eine Vielzahl von Programmen, wie ERP-Systeme, Fibu oder in MS Office-Produkte integrieren.

Zugriffsrechte verwalten

Die DOCBOX® bietet durch eine klare Regelung von Zugriffen & Berechtigungen im Archiv sicheren Schutz vor unberechtigtem Zugriff.

Schnittstellen

Ihre DOCBOX® lässt sich in beinahe alle Anwendungen einbinden, beispielsweise in Ihre Lohnbuchhaltung, Ihr Warenwirtschaftssystem, Ihr Buchhaltungsprogramm, Ihre Microsoft Applikationen oder die DATEV-Anbindung. Natürlich arbeitet die DOCBOX® auch mit Ihrem E-Mail-Programm zusammen.

Unsere perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Zusatzmodule, wie z.B. OutlookConnect, EasyConnect oder das Stempel-Modul unterstützen Ihren papierlosen Workflow zusätzlich.

Standardschnittstellen bereits inklusive

Die DOCBOX® bringt viele gängige Standardschnittstellen bereits mit. Bei Bedarf lässt sich die DOCBOX® auch mit individuellen Schnittstellen ergänzen und so jederzeit funktional erweitern.

Durch zusätzliche Module: DOCBOX® erweitern!

Bereits die Basisversion DOCBOX® Professional enthält alle wichtigen Funktionen für die revisionssichere digitale Archivierung. Zusätzlich kann das DMS flexibel durch Zusatzmodule erweitert und jederzeit funktional an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpasst werden.

  • Stempel

    Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.

  • Notizen

    Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.

  • Wiedervorlagen

    Sicherstellen, dass archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten.

  • Workflow

    DOCBOX® Workflow bietet den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben.

  • META-Maskendesigner

    Mit digitalen META-Maskendesigner Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.

  • Datenextrahierung

    Mit der Datenextrahierung daten aus einem Dokument extrahieren

  • E-Mail Archivierung

    Nutzen Sie einfach und sicher die Vorteile einer moderner E-Mail-Archivierung.

  • Outlook Connect

    Integrieren Sie die DOCBOX® in Microsoft Outlook und archivieren Sie E-Mails per Drag&Drop.

  • Auto Archive

    Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert.

  • Direktdrucker

    Ausdrucke aus externen Applikationen direkt archivieren.

  • Dokumentenklassifizierung

    Möglichkeit der Klassifizierung direkt beim Archivieren oder bei der automatischen Ablage eines Dokuments.

  • Mandanten

    Ermöglicht die separate Verwaltung verschiedener Firmen (Mandanten).

  • Barcode

    Mit digitalen Barcode Dokumente scannen.

  • Signatur

    Einfache Unterschrift, fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur mit ID-Card auf Dokumente in der DOCBOX®.

  • Versionieren

    Bearbeiten Sie Ihre Officedateien und archivieren Sie diese als neue Version.

  • FolderSync

    Automatische Synchronisation von Dokumenten aus lokalen und Netzwerk-Ordnern.

  • Easy Search

    Aus Fremdanwendungen heraus einfach DOCBOX®-Suchen starten.

  • Application Programming Interface (API)

    Das DOCBOX® API ermöglicht es anderen Programmen mit der DOCBOX® zu kommunizieren.

  • DOCBOX® Client

    Sichere Übertragung Ihrer Daten zu und von der DOCBOX® in der Cloud.

  • DATEV / Fibu-Software

    Buchhaltungsdaten schnell und einfach mit Ihrem Steuerberater austauschen.

  • Portable Client

    Mit dem DOCBOX® PortableClient-Modul haben Sie das Wissen im Handgepäck.

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